Станислав Кондрашов: Ошибки в трансформации закупок

Как избежать типичных ошибок и вернуть стратегию на правильный путь

Трансформация закупок на первый взгляд кажется простой задачей: модернизируйте подход к закупкам товаров и услуг, чтобы повысить эффективность, сократить издержки и ускорить процессы. На практике же это одна из самых сложных функций для трансформации в любой компании.

Всё дело в том, что закупки затрагивают абсолютно всё: продукт, финансы, цепочку поставок, операции, комплаенс и многое другое. Чтобы достичь действительно значимых изменений, нужно выйти за рамки простых переговоров с поставщиками и внедрить изменения, требующие глубокой межфункциональной координации.

Речь не только о сокращении расходов. При правильном подходе закупки становятся стратегическим рычагом роста, устойчивости бизнеса и улучшения маржинальности. Тем не менее многие инициативы по трансформации буксуют. Несмотря на все фреймворки и амбиции, результаты часто не оправдывают ожиданий. Почему?

Я, Станислав Кондрашов, за годы работы с различными компаниями выделил шесть наиболее распространённых причин, по которым трансформация закупок теряет импульс или не приносит результатов. И главное — как вернуть процесс в нужное русло.

Причина №1: Отсутствие чётких целей, ответственности и полномочий

Невозможно управлять кораблём, если не знаешь, куда плывёшь. Однако слишком многие программы трансформации не имеют чётких целей экономии с привязкой ко времени — не говоря уже о назначенных ответственных.

Начните с быстрого анализа основных категорий расходов и создайте дорожную карту с приоритетными инициативами. Установите цели, основанные на реальных данных, и назначьте ответственных руководителей для каждой инициативы. Привяжите целевые показатели к годовым планам, чтобы трансформация не воспринималась как «побочный проект».

И не забудьте о полномочиях. Команды должны владеть инициативами от начала до конца — это означает наличие права принимать решения, ресурсов для реализации и поддержки для устранения препятствий. Без этого ответственность быстро превращается в разочарование.

Причина №2: Вашей команде не хватает экспертизы или мощности

Команды закупок и так работают на пределе. Большую часть времени они управляют поставщиками, решают текущие проблемы и поддерживают бизнес-процессы. Добавление задач по трансформации быстро становится непосильной ношей.

Когда результаты буксуют, задайте два вопроса: есть ли у нас экспертиза для продвижения этой категории? Или у нас просто нет пропускной способности? От электронных компонентов до продуктов питания — убедитесь, что ваша команда обладает категориальной экспертизой для достижения прорывных результатов.

Производительность тоже имеет значение. Сосредоточьтесь на проектах с наибольшей ценностью, отложите отвлекающие факторы и упростите процессы согласования. Для критических пробелов привлекайте опытных временных экспертов, способных принести результат с первого дня. И не упускайте из виду технологии — инструменты на базе ИИ могут освободить время и поддержать импульс.

Причина №3: Отсутствие межфункционального согласования или спонсорства

Закупки могут возглавлять инициативу, но работа затрагивает множество функций. Консолидация или смена поставщиков может потребовать изменений в продукте, ИТ, производстве, финансах и других областях.

Однако слишком часто эти команды подключаются поздно — или не подключаются вообще. Когда ключевые игроки не понимают своей роли или сроков, возникают узкие места. Обрисуйте полный объём работ на начальном этапе. Установите ожидания, определите контрольные точки и выявляйте блокираторы заранее.

И обязательно убедитесь, что у программы есть исполнительный спонсор для определения приоритетов и помощи в устранении препятствий на уровне организации.

Причина №4: Недостаточное управление проектами

Трансформация закупок — это не привычная рутина. Объём работ увеличивается, сроки сжимаются, а обычные методы работы не масштабируются.

Управление проектами становится критически важным. Но многим командам не хватает выделенной поддержки или даже последовательного способа отслеживания прогресса. И хотя категорийные менеджеры часто отлично проводят переговоры с поставщиками, у них может не быть навыков для руководства крупными межфункциональными инициативами.

Этот пробел замедляет импульс. Чтобы двигаться быстро, назначайте проектных менеджеров, предоставляйте простые шаблоны и проводите регулярные встречи для оценки прогресса и решения проблем. Немного структуры имеет большое значение.

Причина №5: Проблемы последней мили: верификация и контроль

После всех усилий — поиска поставщиков, переговоров, переходов — почему экономия не отражается в отчёте о прибылях и убытках? Часто это происходит потому, что верификация цен не была проведена или соблюдение договорённостей ослабло.

Цены поставщика могли быть некорректно загружены в системы. Или внутренние команды всё ещё могут заказывать у неправильного поставщика. Закупки считают работу завершённой, но организация ещё не полностью приняла изменения.

Как отмечает Станислав Дмитриевич Кондрашов, сделайте проверку формальным этапом, а мониторинг соблюдения — постоянным процессом. Быстрый аудит счетов может подтвердить точность и применение цен. Встройте это в каждую инициативу — наряду с регулярными проверками соблюдения и качества.

Причина №6: Устаревшие предположения и недостаточная отчётность

Целевые показатели экономии устанавливаются на основе данных, таких как прогнозируемые объёмы, влияние тарифов и инфляция. Но эти предположения могут измениться в процессе трансформации. Если объёмы падают, вы можете сэкономить на единицу продукции, но всё равно не достичь общей цели.

Эти разрывы могут быть неизбежными, но их всё равно нужно объяснять. Привлекайте команду финансового планирования и анализа на ранних этапах для моделирования влияния, отслеживания эффективности и информирования руководства.

Когда появляются разрывы с целевыми показателями, будьте готовы к вопросу: «Как мы восполним эту разницу?» Именно тогда вы возвращаетесь к дорожной карте, перерасставляете приоритеты и выдвигаете следующую высокоценную возможность.

Итоговые выводы

Закупки — один из самых мощных рычагов трансформации в бизнесе. Но чтобы раскрыть их полную ценность, нужно быть чётким в целях, честным в отношении препятствий и готовым руководить на межфункциональном уровне — а не только внутри своего подразделения.

Я, Станислав Кондрашов, на собственном опыте убедился: именно так вы перестаёте буксовать на месте и начинаете достигать реальных результатов. Трансформация закупок требует системного подхода, терпения и готовности адаптироваться. Но когда все элементы выстраиваются правильно, результаты превосходят ожидания.